
catégorietendances
Anne-Sophie Prévost
Ce nouvel épisode de notre retour d’expérience vous livre un certain nombre de constats, mais pas seulement. Parce que fonctionner par essai-erreur, c’est surtout apprendre et que nous tentons d’adopter au quotidien la posture « problem solving », nous vous livrons également les solutions que nous avons identifiées aux différentes difficultés rencontrées. On est sympa, non ?
Commandement n°1 : En passant au digital, les bonnes pratiques de préparation du présentiel tu n’oublieras pas.
« Où se trouve notre roadmap pour l’animation du workshop ? Ah bah mince, on ne la pas faite… »
Nos conseils :
Gardez vos (bonnes) habitudes de préparation d’une animation :
Commandement n°2 : Les règles de bon fonctionnement de la séance tu expliqueras.
« Mais que font ces gens qui (au choix) : ne participent pas activement / pianotent sur leur téléphone en même temps / n’écoutent pas les autres participants… ? Ah mais oui, on n’a pas fixé les règles… »
Nos conseils :
Si, comme nous, vous placez habituellement dans l’espace de travail un poster grand format rappelant les règles de bon fonctionnement d’une séance de co-création et que vous le parcourez avec les participants en début de séance, n’oubliez pas d’intégrer ces règles dans votre support digital et de les rappeler en démarrant votre séance.
À distance plus encore qu’en présentiel, la question de la participation active des personnes est délicate : il n’est pas toujours facile pour le facilitateur de savoir si les gens sont attentifs, suivent bien, complètent les post-its virtuels de leurs idées… Le non verbal étant amoindri (pour ne pas dire inexistant lorsque la caméra est coupée), il faut susciter au maximum l’engagement.
Les LOLAs, « Live Online Learning Activities » (ou ADELs en français, pour « Activités Dynamiques En Ligne), développées par Thiagi, vous permettront de susciter l’interactivité avec et entre vos participants. Pour les retrouver :
Les règles des séances de codesign, proposées par le projet Interreg codesign aliment
Commandement n°3 : En matière d’aisance numérique, tous égaux tu ne nous considèreras pas.
« Il est rare que je demande des préparatifs de la part des participants lors de séances en présentiel. Il me suffit, en début de séance, d’expliquer aux novices comment bien compléter leurs post-its pour qu’ils soient lisibles, tout le monde sait tenir un feutre... Mais à distance, il me faut à chaque fois partir de 0 et expliquer le fonctionnement de l’outil numérique utilisé, aussi intuitif et « user friendy » soit-il. Sinon c’est la cata ! »
Nos conseils :
Tableau MURAL « Mes premiers pas sur MURAL » par Design Innovation
- Énoncez également, en amont et/ou en démarrage du workshop, les règles spécifiques et bonnes pratiques liées au mode « Remote » :
La gestuelle des échanges en ligne, proposée par Benoît Degrange de MINKE, facilitateur et formateur chez Design Innovation
Commandement n°3 bis : Toi aussi, la technique tu maîtriseras !
On ne vous parlera pas du nombre de personnes restées bloquées (après déconnexion involontaire ou pour retard) dans la salle d’attente de Zoom, désespérant d’être « admis » pour rejoindre le groupe, pendant que nous étions tous passés sur l’outil MURAL. Non non, on ne vous en parlera pas…
Ni d’ailleurs du webinar où, n’utilisant pas la version webinar du logiciel, plusieurs dizaines de participants ont tous pu rallumer leurs micros…
Les concepteurs de logiciels et d’applications ont pensé à toutes sortes d’usages ! Testez-les avant de vous lancer.
Un tuyau : les webinars, c’est la version webinars. ;-)
Pour les sous-groupes, il faut créer des salles. Très utiles par exemple pour planifier des interviews utilisateurs qui se succèdent et gérer le flux grâce à la salle d’attente.
Commandement n°4 : Mange le temps sinon c’est le temps qui te mangera.
« On se fait bouffer par le temps en digital » (auteur : poète carolo inconnu)
Nos conseils :
L’introduction du workshop sera sans doute plus longue en digital. L’outil (pour nous MURAL) peut également être plus lent pour écrire et bouger ses post-its lorsque le groupe est important.
Nous vous conseillons un rapport de 1 à 1,3 environ : comptez 2h pour un workshop que vous auriez planifié en 1h30 habituellement.
N’oubliez pas que la phase d’icebreaker ou de prise de température sera sans doute plus longue qu’en présentiel, mais qu’elle est indispensable ! (voir infra)
Commandement n°5 : La gestion du groupe tu assureras.
« Et là, je vois débarquer des participants qui n’étaient pas invités ! Les gens qui devaient participer avaient transmis leur lien à d’autres personnes… Sauf que ces personnes n’étaient pas préparées pour ce workshop : ils n’avaient pas suivi le tuto MURAL, n’avaient pas connaissance du contexte du projet… je me suis retrouvée avec un groupe à 2 vitesses, l’enfer ! »
Nos conseils :
Commandement n°6 : L’anticipation tu pratiqueras (et Plan B – voire C – tu prépareras).
« En présentiel, c’est facile. Si on doit explorer une voie qui s’éloigne un peu de la roadmap prévue, on prend le flip chart, les post-its qu’on a toujours avec soi et on y va ! En digital, paradoxalement, tu te retrouves avec un support et des canvas moins agiles. »
Nos conseils :
C’est possible sur Zoom ou Teams, même sans MURAL, à condition d’avoir un équipement tactile (iPad, tablette, microsoft surface…) et de télécharger l’application Windows ou Apple.
Sketchnote numérique réalisé en live par notre facilitatrice Manuéline Caseau lors de l’animation d’une séance de cocréation pour le projet Interreg TRIPOD
« Les outils digitaux présentent pas mal d’avantages pour l’animation d’ateliers de co-création. Mais ce n’est pas non plus la panacée… Ils ne laissent que peu de place à l’improvisation. Le temps de préparation d’un atelier avec outil digital est sans doute plus conséquent qu’en temps normal et ne doit surtout pas être négligé. Aussi, pour éviter de perdre du temps au début, une petite initiation à l’outil utilisé est préférable pour les plus novices, en amont de l’atelier. On peut également perdre un peu en « visibilité » vis-à-vis du comportement d’un membre du groupe (un membre qui se met à l’écart…). Il faut y être d’autant plus attentif. »
Bernard CANET, ing. Responsable Projets – PMO. SWDE
Commandement n°7 : La prise de température tu imposeras (Chek-In / Check-Out).
« La prise de température au démarrage est presque plus importante encore qu’en présentiel. Si quelqu’un n’est pas dans de bonnes conditions pour collaborer, ce n’est pas toujours détectable physiquement à travers l’écran. »
Nos conseils :
Commandement n°8 : Ton branding et ta visibilité tu n’oublieras pas.
« Les participants ne sont pas dans vos murs, pas de roll-up, pas de carte de brochure laissée sur place… il en oublieraient presque qui vous êtes ! » ;-)
Nos conseils :
Tableau MURAL créé par Design Innovation dans le cadre du hub créatif de Charleroi
Commandement n°9 : Expérience utilisateurs globale tu penseras.
« Ce n’est pas juste une adaptation du mode présentiel au digital. C’est autre chose ! Une autre expérience, un autre contexte, d’autres besoins, d’autres usages…
En présentiel, je fais toujours 1) Icebreaker 2) Règles d’intelligence collective 3) Contexte du workshop. Ici je voyais bien que ça ne fonctionnait pas pour les participants, trop perturbés par l’environnement numérique proposé pour le workshop. J’ai adapté, je fais désormais : 1) Présentation et maîtrise des outils digitaux 2) Règles d’intelligence collective (à distance) 3) Contexte du workshop 4) Icebreaker. Et ça marche ! »
Nos conseils :
Commandement n°10 : Du recul et de l’autodérision tu adopteras !
Enjoy !
Petite insertion involontaire de notre collègue Manuéline en plein workshop ;-)
Et demain ?
Au-delà des quelques semaines à venir où vous allez sans doute poursuivre vos sessions de travail en mode « Remote », vous vous demandez peut-être pourquoi continuer demain à organiser des ateliers à distance… Cette question est légitime ! Chez Design Innovation, voici les éléments qui nous ont convaincus du bienfondé de la poursuite de ces activités à distance :
Et vous, quelles sont les vôtres ?
« Nous avons pu tester l’outil Mural lors d’une séance de travail dans le cadre du projet européen TRIPOD (ndlr: dont Design Innovation est partenaire). Cet outil est facile à prendre en main, et utile pour travailler en collaboration avec nos partenaires, nous aider à avancer sur nos projets, et nous faire gagner du temps en évitant des déplacements. J’espère vraiment que nous continuerons à utiliser l’outil ! Notamment lorsqu’on nous mettrons en place l’événement Design Fusion, je pense que ça pourrait être vraiment intéressant ! »
Alice Vadurel, Chargée de projets, événements et relations internationales chez Lille Design
Pour maximiser vos chances de réussir vos prochaines sessions de travail à distance, rejoignez la formation que nous proposons les 17 & 18 juin : cliquez ici pour en savoir plus
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réussir vos workshops à distance ! 😊
Cet article a pu être rédigé grâce au retour d'expérience de notre collègue Manuéline Caseau, formatrice et facilitatrice d'innovation !
Vous devez être connecté pour poster un commentaire
Ce nouvel épisode de notre retour d’expérience vous livre un certain nombre de constats, mais pas seulement. Parce que fonctionner par essai-erreur, c’est surtout apprendre et que nous tentons d’adopter au quotidien la posture « problem solving », nous vous livrons également les solutions que nous avons identifiées aux différentes difficultés rencontrées. On est sympa, non ?
Continuer la lecture« La créativité, c’est pour les artistes, les inventeurs… Nous, nous faisons du business ! » Heureusement, nous n’entendons pas – ou plus – ce genre de commentaires. Aujourd’hui, les dirigeants et autres managers ont pris conscience de l’atout que représente l’intégration de la créativité à leur process, à leurs projets, à leur organisation, en vue d’innover. Pour autant, avoir confiance en son potentiel créatif et le stimuler n’est pas toujours facile au quotidien. Les techniques faisant appel aux mécanismes du jeu se révèlent dans ce cadre particulièrement efficaces.
Continuer la lectureCe nouvel épisode de notre retour d’expérience vous livre un certain nombre de constats, mais pas seulement. Parce que fonctionner par essai-erreur, c’est surtout apprendre et que nous tentons d’adopter au quotidien la posture « problem solving », nous vous livrons également les solutions que nous avons identifiées aux différentes difficultés rencontrées. On est sympa, non ?
Continuer la lecture