10 commandements pour ne pas planter son workshop en ligne (n’essayez pas, nous l’avons fait pour vous 😉 )

parAnne-Sophie Prévostcatégorietendances

02 Jun 2020

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Ce nouvel épisode de notre retour d’expérience vous livre un certain nombre de constats, mais pas seulement. Parce que fonctionner par essai-erreur, c’est surtout apprendre et que nous tentons d’adopter au quotidien la posture « problem solving », nous vous livrons également les solutions que nous avons identifiées aux différentes difficultés rencontrées. On est sympa, non ?

 

Commandement n°1 : En passant au digital, les bonnes pratiques de préparation du présentiel tu n’oublieras pas.

 

« Où se trouve notre roadmap pour l’animation du workshop ? Ah bah mince, on ne la pas faite… »

 

Nos conseils :

 

Gardez vos (bonnes) habitudes de préparation d’une animation :

 

  • - Préparez votre roadmap : déroulé, timing, activités…
  • - Listez l’équipement et le matériel nécessaire (non, « digitalisé » ne veut pas dire « sans support ») ;
  • - Répartissez/attribuez les rôles ! (le coup de coude à Jean-Pierre pour qu’il prenne le relai sur une remise en contexte du workshop ne sera pas si facilement possible !)

Commandement-1

 

Commandement n°2 : Les règles de bon fonctionnement de la séance tu expliqueras.

 

« Mais que font ces gens qui (au choix) : ne participent pas activement / pianotent sur leur téléphone en même temps / n’écoutent pas les autres participants… ? Ah mais oui, on n’a pas fixé les règles… »

 

Nos conseils :

 

  • - Digitalisez vos supports et vos règles, autant que votre animation.

Si, comme nous, vous placez habituellement dans l’espace de travail un poster grand format rappelant les règles de bon fonctionnement d’une séance de co-création et que vous le parcourez avec les participants en début de séance, n’oubliez pas d’intégrer ces règles dans votre support digital et de les rappeler en démarrant votre séance.

 

  • - Potassez la question de la participation active.

À distance plus encore qu’en présentiel, la question de la participation active des personnes est délicate : il n’est pas toujours facile pour le facilitateur de savoir si les gens sont attentifs, suivent bien, complètent les post-its virtuels de leurs idées… Le non verbal étant amoindri (pour ne pas dire inexistant lorsque la caméra est coupée), il faut susciter au maximum l’engagement.

Les LOLAs, « Live Online Learning Activities » (ou ADELs en français, pour « Activités Dynamiques En Ligne), développées par Thiagi, vous permettront de susciter l’interactivité avec et entre vos participants. Pour les retrouver :

Commandement-2Les règles des séances de codesign, proposées par le projet Interreg codesign aliment

 

 

Commandement n°3 : En matière d’aisance numérique, tous égaux tu ne nous considèreras pas.

 

« Il est rare que je demande des préparatifs de la part des participants lors de séances en présentiel. Il me suffit, en début de séance, d’expliquer aux novices comment bien compléter leurs post-its pour qu’ils soient lisibles, tout le monde sait tenir un feutre... Mais à distance, il me faut à chaque fois partir de 0 et expliquer le fonctionnement de l’outil numérique utilisé, aussi intuitif et « user friendy » soit-il. Sinon c’est la cata ! »

 

Nos conseils :

 

  • - Utilisez un tutoriel existant ou créez votre propre tutoriel pour permettre aux participants, avant la séance, de découvrir les outils digitaux que vous allez utiliser.
  • - N’hésitez pas à proposer en complément de ce tutoriel vidéo un espace d’expérimentation en ligne permettant aux participants de s’exercer, de tester les fonctionnalités, de poser leurs questions…

Tableau MURAL « Mes premiers pas sur MURAL » par Design Innovation

 

  • - Énoncez également, en amont et/ou en démarrage du workshop, les règles spécifiques et bonnes pratiques liées au mode « Remote » :

    • => Éteindre son micro si on ne s’en sert pas pour éviter les bruits intempestifs ;
    • => Demander la parole ;
    • => Garder sa vidéo allumée, pour celui qui prend la parole au moins ;
    • => Installer dans l’idéal 2 écrans (l’un pour voir les visages des participants et de l’animateur, l’autre pour afficher les supports et documents de travail + de travail). Lorsque ce n’est pas possible, privilégier la recommandation du partage d’écran : 1/3 d’écran pour la vidéo – 2/3 d’écran pour le fichier de travail.
    • => Ne pas hésiter à utiliser les codes non verbaux du « Remote », ainsi que la fonctionnalité "Demander la parole" désormais disponible dans Zoom :

Gestuelle Remote

La gestuelle des échanges en ligne, proposée par Benoît Degrange de MINKE, facilitateur et formateur chez Design Innovation

 

Commandement n°3 bis : Toi aussi, la technique tu maîtriseras !

 

On ne vous parlera pas du nombre de personnes restées bloquées (après déconnexion involontaire ou pour retard) dans la salle d’attente de Zoom, désespérant d’être « admis » pour rejoindre le groupe, pendant que nous étions tous passés sur l’outil MURAL. Non non, on ne vous en parlera pas…

 

Ni d’ailleurs du webinar où, n’utilisant pas la version webinar du logiciel, plusieurs dizaines de participants ont tous pu rallumer leurs micros…

 

Les concepteurs de logiciels et d’applications ont pensé à toutes sortes d’usages ! Testez-les avant de vous lancer.

Un tuyau : les webinars, c’est la version webinars. ;-)

Pour les sous-groupes, il faut créer des salles. Très utiles par exemple pour planifier des interviews utilisateurs qui se succèdent et gérer le flux grâce à la salle d’attente.

 

 

Commandement n°4 : Mange le temps sinon c’est le temps qui te mangera.

 

« On se fait bouffer par le temps en digital » (auteur : poète carolo inconnu)

 

Nos conseils :

 

  • - Ne soyez pas trop optimistes.

L’introduction du workshop sera sans doute plus longue en digital. L’outil (pour nous MURAL) peut également être plus lent pour écrire et bouger ses post-its lorsque le groupe est important.

Nous vous conseillons un rapport de 1 à 1,3 environ : comptez 2h pour un workshop que vous auriez planifié en 1h30 habituellement.

N’oubliez pas que la phase d’icebreaker ou de prise de température sera sans doute plus longue qu’en présentiel, mais qu’elle est indispensable ! (voir infra)

 

  • - Pour tenter de gagner du temps :
    • => Pour tout ce qui relève de l’individuel, privilégiez un travail asynchrone (avant ou après le workshop) et concentrez le collaboratif lors du workshop ;
    • => Invitez les participants à se connecter un peu avant l’heure. De la même façon que l’on prendrait 15/20 minutes de marge en voiture « au cas où », invitez-les à anticiper tout problème technique. Ils auront ainsi le temps de redémarrer l’ordinateur, de relancer l’application, de changer de casque, etc.
    • => Proposez un « accueil café » digital et intégrez-le dans le programme et votre timing. Les gens auront le temps d’échanger des banalités comme des informations importantes qu’ils n’ont plus la possibilité d’échanger en se croisant dans le couloir. Cela évitera les apartés et digressions au démarrage ou en cours de workshop.

Commandement-4

 

Commandement n°5 : La gestion du groupe tu assureras.

 

« Et là, je vois débarquer des participants qui n’étaient pas invités ! Les gens qui devaient participer avaient transmis leur lien à d’autres personnes… Sauf que ces personnes n’étaient pas préparées pour ce workshop : ils n’avaient pas suivi le tuto MURAL, n’avaient pas connaissance du contexte du projet… je me suis retrouvée avec un groupe à 2 vitesses, l’enfer ! »

 

Nos conseils :

 

  • - Appliquez à la question de la participation les mêmes règles qu’en présentiel :
    • => Ne peuvent participer que ceux qui ont été directement invités/qui s’étaient inscrits ;
    • => Imposez d’être là durant toute la session si nécessaire (c’est-à-dire refusez des participants qui devront partir au bout d’1h) ou définissez un moment adéquat pour quitter le groupe si c’est possible. Et insistez sur la nécessité de quitter le workshop discrètement, pour ne pas être interrompu inutilement.
    • => Surveillez l’indiscipline et rappelez les règles si nécessaire.

 

  • - Instaurez des pauses toutes les 1h30 et ne prévoyez pas plus de 6h d’activité en ligne sur la journée. Au-delà, le groupe devient ingérable.

 

  • - Laissez place aux échanges aussi et prévoyez du temps pour cela. En effet, en digital, la pause sert à quitter (se lever, aller se faire un café, s’aérer…). Il faut prévoir des moments où il n’est pas question de contenu ou de demande de production de contenu.

 

  • - Re-potassez la question de la participation active et de l’interactivité (voir commandement n°1)

Commandement-5

 

Commandement n°6 : L’anticipation tu pratiqueras (et Plan B – voire C – tu prépareras).

 

« En présentiel, c’est facile. Si on doit explorer une voie qui s’éloigne un peu de la roadmap prévue, on prend le flip chart, les post-its qu’on a toujours avec soi et on y va ! En digital, paradoxalement, tu te retrouves avec un support et des canvas moins agiles. »

 

Nos conseils :

 

  • - Pour pallier ce manque de souplesse méthodologique et d’agilité des supports (on peut difficilement commencer, en séance, à bouger tous les éléments d’un canva MURAL pour l’adapter par exemple), préparez à l’avance différentes options (plan A/plan B) ;
  • - Privilégiez les outils qui vous permettront toujours de passer à un plan C : le mode « tableau blanc ». Vous pourrez alors dessiner en direct, comme en présentiel sur flip chart.

C’est possible sur Zoom ou Teams, même sans MURAL, à condition d’avoir un équipement tactile (iPad, tablette, microsoft surface…) et de télécharger l’application Windows ou Apple.

Commandement-6Sketchnote numérique réalisé en live par notre facilitatrice Manuéline Caseau lors de l’animation d’une séance de cocréation pour le projet Interreg TRIPOD

 

« Les outils digitaux présentent pas mal d’avantages pour l’animation d’ateliers de co-création.  Mais ce n’est pas non plus la panacée… Ils ne laissent que peu de place à l’improvisation. Le temps de préparation d’un atelier avec outil digital est sans doute plus conséquent qu’en temps normal et ne doit surtout pas être négligé. Aussi, pour éviter de perdre du temps au début, une petite initiation à l’outil utilisé est préférable pour les plus novices, en amont de l’atelier.  On peut également perdre un peu en « visibilité » vis-à-vis du comportement d’un membre du groupe (un membre qui se met à l’écart…). Il faut y être d’autant plus attentif. »

Bernard CANET, ing. Responsable Projets – PMO. SWDE

 

Commandement n°7 : La prise de température tu imposeras (Chek-In / Check-Out).

 

« La prise de température au démarrage est presque plus importante encore qu’en présentiel. Si quelqu’un n’est pas dans de bonnes conditions pour collaborer, ce n’est pas toujours détectable physiquement à travers l’écran. »

 

Nos conseils :

 

  • - Privilégiez des icebreakers et prises de températures initiales qui éviteront le débat mais libèreront la parole de chacun. 2 aspects sont importants :
    • => l’état d’esprit des participants par rapport à la thématique et à la tenue du workshop en tant que tel ;
    • => l’état d’esprit par rapport aux modalités de ce workshop (le digital). Cet question peut permettre de détecter et de lever des freins à la bonne réalisation du workshop à distance.

 

  • - Eviter le mode « pop corn » souvent utilisé en présentiel (chacun prend la parole quand il le souhaite, dans un ordre aléatoire) : le facilitateur pioche des prénoms pour gagner du temps et de l’efficacité.

 

  • - N’oubliez pas le feed-back de fin de session, lui aussi très important, sur :
    • => la production du workshop en tant que telle ;
    • => les modalités du workshop : usages des outils digitaux, ressenti sur la session et la méthodologie utilisée à distance… cela vous permettra de vous améliorer en continu.

Commandement-7

 

Commandement n°8 : Ton branding et ta visibilité tu n’oublieras pas.

 

« Les participants ne sont pas dans vos murs, pas de roll-up, pas de carte de brochure laissée sur place… il en oublieraient presque qui vous êtes ! » ;-)

 

Nos conseils :

 

  • - Créez une salle d’attente/de discussion avant le démarrage du workshop et faites-y tourner une vidéo corporate, intègrez une animation de votre logo, ou proposez un compte à rebours à votre image et vos couleurs…
  • - Personnalisez les outils et canevas que vous utilisez. Des outils comme MURAL, MIRO ou autres proposent des bibliothèques parfois impressionnantes de canvas. Si vous les utilisez, n’oubliez pas d’y intégrer votre logo, un bandeau, un slogan… cela devient votre support et votre carte de visite !

Commandement-8Tableau MURAL créé par Design Innovation dans le cadre du hub créatif de Charleroi

 

 

Commandement n°9 : Expérience utilisateurs globale tu penseras.

 

« Ce n’est pas juste une adaptation du mode présentiel au digital. C’est autre chose ! Une autre expérience, un autre contexte, d’autres besoins, d’autres usages… 

En présentiel, je fais toujours 1) Icebreaker 2) Règles d’intelligence collective 3) Contexte du workshop. Ici je voyais bien que ça ne fonctionnait pas pour les participants, trop perturbés par l’environnement numérique proposé pour le workshop. J’ai adapté, je fais désormais : 1) Présentation et maîtrise des outils digitaux 2) Règles d’intelligence collective (à distance) 3) Contexte du workshop  4) Icebreaker. Et ça marche ! »

 

Nos conseils :

 

  • - Adoptez l’empathie ! N’oubliez pas de vous plonger dans les besoins de vos participants, de comprendre leur(s) problématique(s) pour concevoir le workshop le plus adapté à ces besoins.
  • - Pensez parcours global ! Depuis l’invitation ou l’inscription jusqu’au suivi du workshop en passant par l’activité collaborative en tant que telle, rendez ce parcours le plus fluide et facile possible. En anticipant les points de blocage, en accompagnant les participants, en les surprenant à travers de petites attentions… Plus que jamais, le rôle du facilitateur est incontournable.
  • - Pratiquez l’essai-erreur ! Oui, nous prototypons de nouveaux supports et de nouvelles activités, nous testons certaines choses parfois pour la première fois, nous nous trompons et apprennons… ça aussi, c’est formidable !

Commandement-9

 

Commandement n°10 : Du recul et de l’autodérision tu adopteras !

 

Enjoy !

Commandement-10Petite insertion involontaire de notre collègue Manuéline en plein workshop ;-)

 

 

Et demain ?

 

Au-delà des quelques semaines à venir où vous allez sans doute poursuivre vos sessions de travail en mode « Remote », vous vous demandez peut-être pourquoi continuer demain à organiser des ateliers à distance… Cette question est légitime ! Chez Design Innovation, voici les éléments qui nous ont convaincus du bienfondé de la poursuite de ces activités à distance :

 

  • - Pas de remise au propre et/ou de numérisation : la production est de suite exploitable et disponible dans un format numérique pour être partagée/stockées/exploitée ;
  • - Possibilité d’utiliser les outils pour faire de l’asynchrone et compléter le travail collaboratif en présentiel ;
  • - Capacité à s’affranchir des contraintes géographique et de mobilité ;
  • - …

 

Et vous, quelles sont les vôtres ?

 

« Nous avons pu tester l’outil Mural lors d’une séance de travail dans le cadre du projet européen TRIPOD (ndlr: dont Design Innovation est partenaire). Cet outil est facile à prendre en main, et utile pour travailler en collaboration avec nos partenaires, nous aider à avancer sur nos projets, et nous faire gagner du temps en évitant des déplacements. J’espère vraiment que nous continuerons à utiliser l’outil ! Notamment lorsqu’on nous mettrons en place l’événement Design Fusion, je pense que ça pourrait être vraiment intéressant ! »

Alice Vadurel, Chargée de projets, événements et relations internationales chez Lille Design

 

 

Pour maximiser vos chances de réussir vos prochaines sessions de travail à distance, rejoignez la formation que nous proposons les 17 & 18 juin : cliquez ici pour en savoir plus

 

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réussir vos workshops à distance ! 😊

 

 

Cet article a pu être rédigé grâce au retour d'expérience de notre collègue Manuéline Caseau, formatrice et facilitatrice d'innovation !

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